Kỹ năng

Lời khuyên về viết E-mail bằng Tiếng Việt

Là du học sinh, viết một E-mail đúng chuẩn mực gần như là điều đầu tiên mà tôi bắt buộc phải học. Sau rất nhiều năm tôi nghĩ việc này không thể làm khó tôi, cho đến gần đây khi tôi nhận được thư thông báo đã có quyền viết bài trên Vnwriter. Tôi đã mất hai phút để viết xong lời cảm ơn nhưng mất gần 15 phút để google „Cách viết kết thúc E-mail bằng Tiếng Việt“. Điều khiến tôi ngạc nhiên là kết quả tìm kiếm không nhiều và dễ dàng như tôi tưởng. Phần lớn hướng dẫn được viết ra dành cho những bức thư Tiếng Anh. Vì vậy, tôi đã quyết định đây sẽ là chủ đề đầu tiên mà tôi muốn chia sẻ.

Trước khi đi du học tôi đã từng theo học một năm tại một trường đại học kinh tế ở Việt Nam. Điều thú vị là ở trình độ đó, tôi vẫn chưa hề được học cách viết một bức thư đúng chuẩn mực. Tôi không rõ hiện tại các bạn trẻ ở Việt Nam, những người đang ở trình độ học vấn như tôi hồi đó, đã có khả năng tốt hơn trong lĩnh vực này hay chưa. Lời khuyên đầu tiên của tôi là: Hãy học cách viết một E-Mail đúng chuẩn. Trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay, thực sự rất dễ dàng để bạn học những điều mới, hãy học những điều quan trọng với bản thân mình.

Lúc nào cần một E-mail đúng chuẩn mực?

Tôi giải thích đơn giản là: Nếu ý định của bạn khi viết thư là „yêu cầu“ một cái gì đó từ một người không quen biết hoặc từ một người quen biết nhưng trong tình huống mà bạn phải xử sự đúng nguyên tắc. Hãy viết một bức thư chuẩn. Đơn giản mà nói thì đó có thể là thư xin việc, thư xin nghỉ ốm, thư chào hàng, báo giá, …

Có rất nhiều loại thư trong khuôn khổ này và tôi nghĩ bạn cũng có thể tự biết. Nhưng  một loại thư rất quan trọng mà rất nhiều người thường quên, là thư cảm ơn, bức thư bạn nên viết và gửi đi sau khi nhận được câu trả lời từ những tình huống mà tôi đã liệt kê đằng trên. Lời khuyên thứ hai: Hãy viết thư cảm ơn, dù câu trả lời bạn nhận được có đúng như bạn mong muốn hay không và dù bạn nghĩ nó là thừa. Tôi muốn nhấn mạnh với các bạn rằng một lời cảm ơn không bao giờ là thừa thải và nhiều hơn một lần cảm ơn luôn tốt hơn là thiếu một lời cảm ơn. Tôi từng đọc một bài viết của Tony (tác giả sách Tony Buổi sáng và Cafe cùng Tony) về chủ đề này. Một bạn trẻ đã nhận được công việc sau khi bạn viết thư cảm ơn về buổi phỏng vấn việc làm. Bởi những đều nhỏ như vậy cũng thể hiện con người bạn. Và sự thực là bạn không thể biết được điều kỳ diệu gì sẽ xảy ra khi bạn cư xử tốt.

Viet_Email_bang_tieng_viet

Những điều cần biết khi viết một bức thư đúng chuẩn mực.

Có rất nhiều điều cần chú ý mà đối với tôi đó là căn bản và vì thế tôi sẽ không viết ra ở đây. Tôi chia sẻ với các bạn hai tập tin sau và hi vọng nó sẽ giúp ích:

  1. Văn hoá E-Mail: Một trong những tổng kết đầy đủ, chi tiết và rõ ràng nhất về viết E-Mail mà tôi tìm thấy. Tập tin được tìm thấy tại Website:  http://www.lilama69-1.com.vn/
  2. Phân tích diễn ngôn thư tín thương mại tiếng việt:  Khác với những bài viết chung chung theo chuẩn phương tây mà bạn có thể tìm trên mạng, đây là một bài phân tích cụ thể riêng cho tâm lý cũng như văn hoá của người Việt. Tập tin được tìm thấy tại Website: http://lrc.tnu.edu.vn/
Cách viết lời chào cuối thư bằng Tiếng Việt.

Như đã nói ban đầu, đây chính là điều duy nhất làm tôi suy nghĩ và viết bài viết này. Trong quá trình tìm kiếm, tôi đã tổng hợp ba cách như sau:

  • Kính thư: Viết cho đối tượng lớn tuổi, vai vế lớn hơn bạn. Theo tôi thì cách dùng này hơi cứng nhắc và khuôn phép. Vậy nên hãy dùng khi điều quan trọng nhất mà bạn muốn bày tỏ là sự kính trọng với người nhận.
  • Trân trọng / Chân thành: Thể hiện thành ý của người viết. Đây là cách viết phù hợp với hầu hết các trường hợp bởi không quá nhiều cảm xúc cá nhân nhưng cũng không quá lạnh lùng, xa cách.
  • Thương mến/ Thân ái: Với cách viết này bạn thể hiện rất nhiều cảm xúc cá nhân và không nên dùng trong những trường hợp viết thư cho một người mà bạn chưa quen và muốn tạo ấn tượng ban đầu. Bản chất của con người luôn trân trọng tình cảm nhưng cũng không thích sự vồ vập ngay từ lần đầu.

Ngoài ra tuỳ vào trường hợp, bạn có thể sử dụng lời cảm ơn hoặc một lời chúc sức khoẻ, sự nghiệp thay cho lời chào cuối thư để tránh sự gượng ép trong cấu trúc bức thư. Tuy nhiên nếu bạn viết một bức thư cảm ơn, tôi khuyên bạn hãy viết lời cảm ơn ngay trong một hoặc hai câu đầu tiên của bức thư. Tâm lý của người nhận thư thông thường không thích sự dài dòng hay sự đòi hỏi ngay từ đầu, một lời cảm ơn mở đầu giúp người đọc cảm nhận sự thành tâm của bạn và qua đó cũng bớt được tâm lý “ghét bỏ” sự dài dòng sau đó của bạn. Ấn tượng những giây phút đầu tiên rất quan trọng, kể cả khi viết thư.

Cuối cùng, đừng quên ký tên vào bức thư của bạn.

Chúc bạn viết thư lịch sự và hiệu quả!

Thường Tĩnh

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button
Close